Kampania reklamowa może rozpocząć się jednego dnia, ale magazyn nie zwiększy swoich możliwości równie szybko. Przed Black Friday, świętami, premierą produktu czy początkiem sezonu branżowego trzeba zapewnić zapas, ludzi, stanowiska, opakowania i odbiory kurierskie. Szczyt sprzedaży jest testem przygotowań wykonanych kilka tygodni wcześniej, a nie wyłącznie szybkości pracy w najbardziej intensywnym dniu.
Pik sprzedaży ma dłuższy cień niż sama promocja
Prognoza powinna uwzględniać nie tylko planowaną liczbę zamówień, lecz również ich strukturę. Tysiąc paczek zawierających jeden produkt obciąża magazyn inaczej niż tyle samo zamówień złożonych z kilku wariantów. Znaczenie mają wielkość koszyka, liczba linii, udział zestawów i oczekiwany rozkład zamówień w ciągu dnia.
Warto porównać dane z wcześniejszych kampanii i przygotować kilka scenariuszy. Plan minimum odpowiada na prognozę, a plan awaryjny na sytuację, w której sprzedaż znacząco ją przekroczy.
Wąskie gardło często znajduje się poza regałem
Towar może być dostępny, a wysyłka i tak zwolni z powodu braku kartonów, miejsca przy stołach pakowych, drukarek albo odbiorów przewoźnika. Każdy etap ma własną przepustowość, dlatego liczenie wyłącznie liczby osób kompletujących daje niepełny obraz.
Przed sezonem warto przeprowadzić próbę większego wolumenu. Pozwala ona sprawdzić, gdzie tworzą się kolejki i czy system wytrzymuje równoczesne generowanie dokumentów oraz etykiet.
Priorytety trzeba ustalić przed pojawieniem się kolejki
Nie wszystkie zamówienia muszą być obsługiwane według tej samej reguły. Pierwszeństwo mogą otrzymać przesyłki z gwarantowanym terminem, zamówienia opłacone do określonej godziny albo produkty związane z krótką kampanią. Zasady muszą być jednak znane wcześniej i zapisane w systemie lub instrukcji.
Ręczne wybieranie „najpilniejszych” paczek przez kilka osób prowadzi do chaosu. Priorytet jest skuteczny tylko wtedy, gdy nie wymaga każdorazowego uzgadniania, które zamówienie ma trafić na początek kolejki.
Ludzie i materiały także wymagają zapasu
Dodatkowi pracownicy potrzebują wdrożenia, stanowisk i prostych instrukcji. Najlepiej kierować ich do czynności powtarzalnych, a bardziej złożone operacje pozostawić doświadczonemu zespołowi. Trzeba również zabezpieczyć kartony, wypełnienia, taśmy, etykiety i materiały do zestawów promocyjnych.
Wcześniejsze przygotowanie najpopularniejszych opakowań lub gotowych zestawów może skrócić pracę w szczycie, o ile nie blokuje zbyt dużej ilości zapasu i nie utrudnia późniejszej zmiany oferty.
Po sezonie trzeba policzyć więcej niż wysłane paczki
Ocena powinna obejmować terminowość, liczbę pomyłek, uszkodzenia, nadgodziny, niewykorzystane materiały i wielkość zwrotów. Sama rekordowa liczba wysyłek nie świadczy o sukcesie, jeśli w kolejnych tygodniach firma rozpatruje zwiększoną liczbę reklamacji.
Najlepszym rezultatem sezonu jest wiedza pozwalająca przygotować następny jeszcze dokładniej. Dane pokazują, które zasoby były potrzebne, gdzie powstały straty i czy przyjęte godziny graniczne odpowiadały rzeczywistym możliwościom magazynu oraz przewoźników.