Dostawa może fizycznie znajdować się w hali, a mimo to nie być gotowa do sprzedaży ani wydania. Pomiędzy otwarciem naczepy a pojawieniem się zapasu w systemie odbywa się szereg operacji, które decydują o późniejszej dokładności całego procesu. Pierwsza doba towaru w magazynie jest momentem, w którym rzeczywisty ładunek musi zostać poprawnie połączony z dokumentami, oznaczeniami i danymi klienta.
Dostawa zaczyna się przed podjazdem do bramy
Awizacja powinna informować, kto dostarczy towar, kiedy przyjedzie, ile jednostek przywiezie i jakiego sprzętu wymaga rozładunek. Operator może dzięki temu przydzielić okno, bramę, pracowników oraz miejsce na kontrolę. Brak wcześniejszej informacji powoduje kolejkę albo konieczność przesuwania innych zadań.
Dokumentacja powinna pozwalać powiązać dostawę z właścicielem i oczekiwanym asortymentem. Magazyn nie powinien zgadywać, do którego zlecenia należy paleta pozbawiona czytelnego oznaczenia.
Pierwsza kontrola wyznacza granicę odpowiedzialności
Podczas rozładunku sprawdza się liczbę jednostek, stan opakowań i widoczne ślady uszkodzeń. Zakres kontroli ilościowej może obejmować pełne palety, kartony albo pojedyncze sztuki, dlatego musi zostać uzgodniony przed dostawą. Inaczej klient i operator mogą rozumieć „sprawdzenie towaru” w zupełnie inny sposób.
Niezgodności powinny być opisane jeszcze przed odłożeniem produktów. Fotografie, numery jednostek i informacja o stanie zabezpieczeń pomagają później ustalić, na którym etapie powstał problem.
Towar bez tożsamości nie powinien ruszać dalej
Każdy produkt musi zostać przypisany do właściwego indeksu, a w wymaganych przypadkach również do partii, daty ważności lub numeru seryjnego. Jeżeli etykieta jest nieczytelna albo dane nie zgadzają się z kartoteką, towar powinien trafić do strefy wyjaśnień. Udostępnienie go „na próbę” może później spowodować błędną wysyłkę.
Kwarantanna magazynowa nie oznacza problemu jakościowego – oznacza jedynie, że określona partia czeka na decyzję i nie może zostać pobrana do zamówienia. Takie rozdzielenie chroni prawidłowy zapas.
Miejsce na regale jest decyzją operacyjną
Towary szybko rotujące powinny znajdować się w lokalizacjach ułatwiających pobranie, a ciężkie lub nietypowe produkty w miejscach dostosowanych do ich masy i wymiarów. Znaczenie mają także podobieństwo opakowań, warunki przechowywania i sposób późniejszej kompletacji. Przypadkowa lokalizacja zwiększa liczbę przejazdów i ryzyko pomyłki.
Odłożenie powinno zostać potwierdzone w systemie. Dzięki temu wiadomo nie tylko, ile produktów przyjęto, lecz także gdzie fizycznie się znajdują i czy są dostępne dla kolejnej operacji.
Doba kończy się po uzgodnieniu danych
Po zakończeniu przyjęcia klient powinien otrzymać potwierdzenie zawierające ilości, różnice, uszkodzenia i status towaru. Jeśli część dostawy czeka na wyjaśnienie, raport musi ją oddzielać od zapasu dostępnego. Dopiero wtedy dział sprzedaży może bezpiecznie korzystać z nowych stanów.
Dobrze przeprowadzona pierwsza doba ogranicza problemy, które w przeciwnym razie ujawniłyby się dopiero podczas kompletacji, inwentaryzacji albo reklamacji. Dokładność na wejściu jest zwykle tańsza niż szukanie przyczyny błędu po wysłaniu produktu do odbiorcy.